歯科医院のミーティングの議題例｜朝礼・週1回・月1回で話すこと

最終更新日：2026年10月21日　｜　執筆：Bay3株式会社 代表取締役 三浦一晃

歯科医院のミーティングの議題は、毎朝の朝礼、週1回の短い会議、月1回の長めの会議という3つの会に分けて決めます。会ごとに話すことが決まっていれば、スタッフもいま何の場にいるのかで迷いません。朝礼ではその日の予約と配慮が必要な患者さんのこと、週1回の会議ではキャンセルや新患の数と先週決めたことの進み具合を扱います。月1回の会議には、患者アンケートの結果や院内ルールの見直しのように、時間をかけて話し合うテーマを回します。

スタッフが増えてくると、院長が診療の合間に1人ずつ伝えていた連絡は届きにくくなり、決めたはずのことが受付と診療室で違って伝わる場面も出てきます。ミーティングを始めるのはその状態を変えるためなので、最初に会の分け方と議題の選び方を決め、そのうえで進め方と記録の仕方をそろえていく順番で考えると迷いが少なくなります。いまの人数や診療時間に合わせてどの会から始めるかを決めたいときは、60分の無料相談で、組織図や役職の分け方と一緒に整理することもできます。

議題は朝礼・週1回・月1回で分ける

議題を決める前に、毎日・毎週・毎月の3つの会のどれで話すかを先に決めておくと、1回の会議に話題が集まりすぎず、どの会も時間どおりに終わります。「午後の初診が3名重なっている」という連絡は朝礼で済みますが、「初診の待ち時間が長いという声が続いている」という課題は原因と対策を話す時間が要るため、週1回の会議で扱います。議題を会ごとに分けずに月1回の会議へ詰め込むと、院長の連絡と各担当の報告だけで時間が終わり、スタッフが意見を出す前に解散する形がくり返されがちです。会ごとの役割を決めておけば、スタッフも「この話は月1回の会議で出そう」と自ら振り分けられます。

表1　3つの会の役割と議題

朝礼は今日の診療の連絡に絞る

朝礼で話すのは、今日の予約の流れと担当、配慮が必要な患者さん、器材やシステムの不具合のように、その日の診療にすぐ関わることだけにします。朝の時間は診療の準備と重なるため、10分を超えると受付の開始や滅菌の作業に食い込み、スタッフにとっては毎朝の負担として受け止められてしまいます。「11時のインプラントの患者さんは前回の処置のあと不安を口にしていたので、説明を丁寧に」と共有しておけば、受付から歯科助手まで同じ心づもりで迎えられ、医院が提供するサービスにばらつきが出ません。話し合いが必要な話題が朝礼で出たときは、その場で結論を出そうとせず、週1回の会議の議題に書き足すと決めておけば、朝礼は時間どおりに終わります。

週1回は数字と先週の決定を見る

週1回の会議は、予約のキャンセル数や新患数、定期検診の予約率のような数字を見ながら、前の週に決めたことがどこまで進んだかを全員で見る場として使います。数字を毎週見ていれば、キャンセルが2週続けて増えたときに、月末の集計を待たずに前日の確認の電話を増やすといった手をすぐに打てます。時間は15分あれば足りるので、診療前の朝や昼休みの後半に置き、毎週同じ曜日の同じ時刻に開くと決めておけば、忙しい週でも流れません。15分の中で何をどの順に話すかは、後ろの章で時間割として詳しく書いています。

月1回は時間のかかる話題を扱う

月1回の会議では、患者アンケートの結果や院内ルールの見直し、臨床の勉強会のように、話し合いや準備に時間がかかるテーマを扱います。診療時間を1時間ほど短くするか、休診日の前の夕方などに時間を取り、毎月同じ週に開くと決めておくと、スタッフも資料を用意してから参加できます。1回の会議で扱うテーマは多くても2つに絞り、残りは翌月に回すほうが、話し合いが途中で時間切れにならずに結論まで届きます。テーマを欲張って毎回時間を延ばすと、診療後の会議そのものが嫌がられるようになるため、終わる時刻を先に伝えてから始めるのが続けるための工夫です。

月1回の議題は3日前に伝える

月1回の会議では、議題と考えてきてほしい問いを3日前までに全員へ伝えておくと、当日の沈黙が減ります。「初診の患者さんが次の予約を取らずに帰るのはどんな場面か、1人1つ思い出してきてください」のように答えやすい問いを添えると、スタッフは診療の合間に場面を思い出してから参加できます。当日にテーマを出されて意見を求められると、多くのスタッフは考えがまとまらないまま黙ってしまい、発言するのは院長と一部のベテランだけという状態になりやすいのです。

議題は4つの方向から1つずつ選ぶ

議題に迷ったら、医院の数字、患者さんの声、院内の仕事の進め方、学びの4つの方向から1つずつ候補を出すと、偏りのない議題表になります。院長が話したいテーマだけで議題を組むと、治療方針や自費の説明のように院長が得意とする専門の話が続き、受付や歯科助手が自分の仕事と結びつけて考えにくくなります。スタッフ全員に関わる話題を混ぜておくと、衛生士は予防の案内、受付は予約の取り方、助手は器材の準備というように、それぞれの立場から改善の提案を出しやすくなります。次の表は、4つの方向ごとの議題の例と、どの会で扱うと話しやすいかをまとめたものです。

表2　議題の例と扱う会

患者さんの声は場面に分けて話す

患者アンケートやご意見を議題にするときは、「対応が冷たい」のような声を、どの場面で起きたことかに分けてから話し合うと、対策が具体的になります。「待たされたうえに説明がなかった」という声なら、予約時刻を過ぎた時点で受付が一言伝えるのか、診療室の担当者が伝えるのかを決めるだけで、翌日からの行動が変わります。痛い、怖い、待たされるといった不満が出やすい項目ごとに院内の対応を書き出し、毎月1項目ずつ見直すと、患者さんの満足に関わる改善を毎月一つずつ進められます。声を寄せた患者さんやその場の担当者を責める雰囲気にならないよう、院長が「この声のおかげで直せる」と先に受け止めておくと、スタッフも安心して場面を話せます。

勉強会は発表者を持ち回りにする

症例の振り返りや器材の使い方の勉強会は、衛生士や助手が持ち回りで10分ほど発表する形にすると、発表する側の準備がそのまま学びになります。虫歯の再発を防ぐ予防の案内の仕方や、マウスピース矯正を考えている患者さんへの説明の流れを、実際の言い回しで発表してもらい、ほかのスタッフが自分のやり方と比べる時間を取ります。外部のセミナーに参加したスタッフがいれば、翌月の会議で「医院で試したいこと」を1つ挙げてもらうと、学んだことを個人の努力で終わらせず、医院で試すきっかけとして活用できます。

ミーティングは報告より決める場にする

ミーティングの目的は、医院をよくするために次に誰が何をするかを全員で決めることです。連絡や報告だけなら紙やチャットで足りるため、全員の時間を合わせて集まる以上、会の最後に決まったことが1つもなければ、スタッフにとっては診療の後に引き止められた時間として残ってしまいます。院長が一方的に話し続ける独演会のような会議では、スタッフは目的を知らないまま座ることになり、院長が「どう思う？」と急に問いかけても意見が出ないのは自然なことです。会議を始める前に「この会では来週やることを決める」と目的を一言で伝えるだけでも、スタッフの聞き方と発言の量は変わってきます。

医院の現状をスタッフと共有しておくことも、決める会議にするための準備になります。来院患者数やキャンセルの推移、患者アンケートの結果など、スタッフに伝えても差し支えない数字を会議で見せておくと、医院がいまどの状態にあるのかが分かり、何を直せば課題の解決になるのかという意見が出てきます。医院の状況を知らないまま「改善案を出して」と言われても、スタッフは何を基準に考えればよいかが分からず、当たり障りのない意見で終わってしまうからです。会議を含めた医院の組織づくりの全体像は、歯科医院の組織マネジメントにまとめています。

週1回の会議は15分の時間割で回す

週1回の会議は、数字の確認、未達の原因と打ち手、決定の記録、先週の決定の確認という4つの段階に分け、15分で終わる時間割を先に決めておくと続きます。Bay3が配っている週次ミーティングのフォーマットでは、月曜の朝15分を次の図のように区切り、報告を読み上げる時間をなくすことで、短い時間でも決めるところまで進めるようにしています。歯科医院なら診療開始前の15分に置き、司会は院長が務めずに持ち回りにすると、スタッフ同士で周囲の意見を聞きながら進める形になります。

図1　週1回の会議の時間割（Bay3の週次ミーティングのフォーマットより）

時間割を守るために、会議の前に各担当が数字と今週やったことを週報に書いておきます。フォーマットでは金曜の夕方までに各担当が入力し、リーダーがコメントを付けてから月曜の会議に臨む流れになっていて、会議の場では全員が同じ表を見ながら、届いていない数字にだけ時間を使えます。週報の項目は1人5分で書ける量に絞っておくと、診療が立て込む週でも入力が止まりにくく、院長も週末のうちに各担当の状況をつかめます。

発言が出ないときは問いを小さくする

ミーティングで意見が出ないときは、スタッフのやる気を疑う前に、問いの大きさと話す順番を見直すと発言が増えます。「医院をよくするにはどうしたらいい？」のような大きな問いは正解が見えないため、誰も最初の一人になりたがらず、院長の指示を待つことに慣れたスタッフほど黙ってしまいます。問いを「昨日の診療で、患者さんを待たせた場面はどこだったか」のように一つの場面に絞ると、全員が自分の経験から答えられ、それが発言のきっかけになります。次の表は、よくある状況と、その場で試せる進め方をまとめたものです。

表3　発言が出ないときの進め方

院長が話す順番を意識することも大切で、院長が最初に自分の考えを話すと、スタッフはそれに合わせた意見しか出さなくなります。院長は司会の進行に任せて聞く側に回り、最後に出た案の中から医院として採るものを決める役に徹すると、スタッフは自分の意見が判断の材料になっていると実感でき、次の会議でも口を開いてくれます。スタッフ同士の人間関係やコミュニケーションの土台から整えたいときは、歯科チームビルディングの記事で、安心して話せる職場のつくり方を扱っています。

決まったことは記録して翌週に見直す

ミーティングを成果につなげるには、決まったことを担当者と期限つきで記録し、次の会議の冒頭で一件ずつ進捗を振り返る習慣をつくります。決まったことを記録しないまま解散すると、翌月の会議で同じ課題がまた話題に上り、スタッフは「話し合っても何も変わらない」と感じて発言を控えるようになります。記録といっても長い議事録を書く必要はなく、次の表のように1件を1行にして、誰が・何を・いつまでに実施し、結果どうなったかが分かれば十分です。

表4　決まったことの記録の例

• 決まったことに、担当者が1人だけ付いている
• 期限が「今月中」ではなく日付か会議の回で書いてある
• 結果をどの数字や場面で見るかが決まっている

記録した表は会議のたびに画面へ映すか印刷して配り、最初の数分で一行ずつ進捗を読み上げてもらいます。期限までに進んでいないことがあっても責めずに、何が妨げになったのかを聞いて期限を引き直すと、スタッフは次の会議でも正直に状況を話してくれます。決まったことが実際に動いた例が積み重なるほど、スタッフはミーティングを医院を変えられる場として受け止めるようになり、院長が議題を用意しなくても提案が出てくるようになります。役職ごとに誰がどの数字を見るかを決めておくと担当の割り振りも速くなるので、役割の決め方は歯科医院の組織図もあわせて参考にしてください。

よくある質問

出典・参考：厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」（2017年1月20日策定）

Bay3の支援内容をもとに構成し、編集部が作成しています。