役割分担表の作り方｜書く項目と5つの手順、分担を決めるコツ

最終更新日：2026年10月10日　｜　執筆：Bay3株式会社 代表取締役 三浦一晃

役割分担表とは、誰がどの業務を担当し、どこまでを自分で決めてよいかを一覧にした表です。組織図が「誰が誰の上司か」を示すのに対して、役割分担表は「誰が何をするか」を示します。

つくるときは、先に業務を洗い出してから担当と決める人を割り当て、組織図と同じ場所で共有して、定期的に更新します。この記事では、社員10〜100名程度の会社の経営者とリーダーに向けて、役割分担表に書く項目、作り方の5つの手順、分担を決めるコツと運用の注意点をまとめました。

業務の洗い出しから始めたい方は、Bay3が無料で配っている生成AI 業務の棚卸しシート（Excel）を使うと、部署ごとの業務と時間を1つの表に書き出せます。

役割分担表とは、誰がどの業務を担当し、どこまで決めてよいかを一覧にした表です

役割分担表は、チームの業務を1行に1つずつ並べ、担当者・副担当・決める人（その業務の責任者）を一目で分かるようにした表です。業務分担表やタスクの分担表と呼ぶ会社もあります。プロジェクトやイベントのように期間が決まった仕事でも、毎月の定常業務でも使えます。

社長やリーダーが現場の状況をすべて把握しているうちは、役割分担表がなくても仕事は回ります。社員が20名、30名と増えて組織の規模が大きくなると、口頭の指示だけでは担当があいまいになり、次のような問題が起きやすくなります。

• 同じ問い合わせに2人が対応し、お客様に別々の回答をしてしまう
• 誰も担当していない業務が見落とされ、締め日の直前に気づく
• 担当者が休んだり退職したりすると、業務の進め方を知る人がいない

役割分担表は、業務ごとの担当と責任の範囲を定義して可視化し、こうした問題を防ぐための道具です。チームの体制が変わるたびに更新すれば、誰が何をしているかを全員が正確に把握できます。

組織図は上下の関係、役割分担表は担当と責任の範囲を示します

表1　組織図と役割分担表の違い

組織図だけでは、同じ部署の中で誰が何をするかまでは決まりません。2つを一緒に使うと、上下の関係と業務の担当の両方がそろいます。組織図そのものの作り方は組織図の作り方で書いています。

役割分担表をつくると、仕事の抜けと重なり、属人化が見えるようになります

役割分担表をつくる効果は、業務の担当と責任を全員が同じ表で確かめられるようになることです。表にすると、同じ仕事を2人がしている業務や、誰もしていない業務が発生していることに、行を見比べるだけで気づけます。

表2　役割分担表をつくるメリット

• 新しく入ったメンバーも、表を見れば自分の役割と、困ったときに誰に連絡すればよいかを理解できます
• 担当と見る数字が表に書いてあると、週次の会議で本人が自分の数字を説明する場面ができ、任された仕事だという意識を持ちやすくなります

役割分担表に書く項目は、業務・担当者・副担当・決める人・期限・見る数字の6つです

役割分担表の基本の項目は、業務の名前、担当者、副担当、決める人、期限や頻度、見る数字の6つです。項目を増やしすぎると入力と更新が負担になるので、最初はこの6つから始めます。

表3　役割分担表の基本の項目

社員10名ほどの会社の営業チームなら、次のように書きます。

表4　役割分担表の記入例（内容は書き方の例です）

表はエクセルやスプレッドシートでつくれます

社員10〜100名程度の会社なら、役割分担表はエクセルやGoogleスプレッドシートで十分です。表3の項目を列にし、1行に1つの業務を書きます。担当者の列で絞り込む機能を活用すれば、人ごとの業務の一覧にもなります。プロジェクトの進行やスケジュールまで同じ場所で管理したい場合は、タスク管理のツールを使う方法もあります。

相談先と報告先まで決めるならRACI、期限まで管理するならガントチャートの形式を使います

プロジェクトのように関わる人が多い仕事では、業務ごとに実行する人（R）、最終的な責任を持つ人（A）、相談を受ける人（C）、結果の報告を受ける人（I）を割り当てる、RACIと呼ばれる形式が使われます。Aは1つの業務に1人と決めるのが原則で、この記事の「決める人」にあたります。業務を縦に、日付を横に並べ、開始日から期限日までを横棒で示すのがガントチャートで、作業の順番や重なりを見たいプロジェクトに向いています。社員10〜100名程度の会社の定常業務なら、表3のように「担当者」と「決める人」を書けば足りることが多くあります。

役割分担表は、業務を先に洗い出し、担当と決める人を割り当てる5つの手順でつくります

役割分担表は、担当を決める前に業務を書き出し、いまの担当者と時間を記録してから割り当て直します。いまの担当者は記録として残し、誰に任せるかは業務を整理したあとで決め直すと、抜けと偏りを見落としません。次の5つのステップで進めます。

1. 業務を洗い出す：部署ごとに、定期的にしている業務を仕事の流れ（業務フロー）の順に書き出し、1回の時間と月の回数を記録します。
2. 業務を整理して優先順位をつける：似た業務をまとめ、やめる業務を決めます。大きすぎる業務は細分して、1行に1業務の大きさにそろえます。
3. 担当者と副担当を割り当てる：スキルと経験、いまの負担を考慮して、1業務に主担当を1人決めます。
4. 決める人と範囲、見る数字を決める：担当者が自分で決めてよいことと、リーダーや経営者に相談することを分けます。見る数字は、部署のKPIのうちその業務の担当者が毎週動かせるものを選び、止まると困る業務から入れます。
5. 表を共有し、定期的に更新する：全員が見られる場所に置き、異動や業務の変更があったら更新します。

「決める人」の欄には、担当者が自分で決めてよい範囲を、金額や相手、取り消せるかどうかで書きます。たとえば「値引きは自社で決めた金額までは担当者、超えるときはリーダー」「お客様への納期の約束はリーダー」「社内の資料の書式は担当者」のように書くと、相談せずに動ける範囲が担当者に分かります。表4の「一定額」には、自社の金額を書いてください。ここで決めた担当と見る数字は、評価制度をつくるときに評価項目の材料になります。Bay3が6か月で進める支援の例でも、5か月目に週報のデータを評価に使い、給与と賞与につなげる設計をします。評価項目の決め方は人事評価制度の作り方で書いています。

手順1では、Bay3の生成AI 業務の棚卸しシートが使えます。部署・業務・1回の時間・月の回数を入れると、月の時間が自動で出ます。シートには担当者の列がないので、列を1つ足していまの担当者を書けば、人ごとの月の時間を合計して、誰に時間が集中しているかをデータで確かめられます。減らせる見込みと始めやすさを入れると、生成AIで効率化しやすい業務の順位も出るので、手順2でやめる業務を決めるときの材料にもなります。

図1　業務の洗い出しから担当と決める人を決めるまでの流れ

業務の書き出し方は、仕組み化のやり方でも手順ごとに説明しています。

分担は、仕事量の偏りとスキルを見て、本人と話して決めます

役割の割り当ては、人ごとの仕事量とスキルを並べて見て、無理のない分担になるよう本人と話して決めます。リーダーが一方的に決めると、担当者が業務の目的を理解しないまま進み、遅延や連絡の漏れが起きやすくなります。

表5　役割の分担を決めるコツ

業務ごとに責任者と実行者を決める進め方は、中小企業の組織づくりでも書いています。

人の配置を検討するときは、次の順で考えると、偏りの少ない分担になります。

• 専門の知識や資格が必要な業務を、できる人に先に割り当てる
• 残りの業務を、人ごとの月の時間がそろうよう適切に配分する
• 経験を積ませたい人を副担当に置き、半年ほどで主担当に切り替える

役割分担表は、組織図と週次の会議で使い続けて、変更があればその週のうちに書き直します

役割分担表は組織図と一緒に共有し、週次の会議で開いて進捗と担当を確かめます。表を書き換えるのは異動や業務の変更があったときで、全体の見直しは半年に1回にします。表の更新を継続できるよう、次のことを決めておきます。

• 置き場所を1つに決める：社内の共有フォルダやクラウドのスプレッドシートなど、全員がすぐ開ける環境に置きます。表を書き換えるのは更新の担当1人に絞り、ほかの人は見るだけの操作にしておきます
• 変化があったら更新する：異動・入退社・業務の追加と変更があったら内容を表に反映し、更新日を書いておきます
• 部署をまたぐ業務は相手も書く：受注から請求までのように複数の部署が関わる業務は、連携する部署の担当者も書いておきます
• 定期的に見直す：半年に1回ほど見直しを実施し、表と実際の分担がずれていないかをチェックして、偏りを調整します

表6　役割分担表を使う場面

Bay3が6か月で進める支援の例では、2か月目に部署ごとのKPIを決め、誰がどの数字を見るかを組織図に書き込みます。3か月目には、担当ごとに数字を週報に入力し、月曜朝15分の会議で改善策を決めます。役割分担表の「見る数字」を組織図の数字の担当とそろえておくと、週報に入力する人と会議で説明する人が同じになり、誰に聞けばよいかの認識がメンバーの間でずれません。会議で決めたことを「誰が・何を・いつまでに」で記録する方法は、中小企業の会議の改善で書いています。

役割分担表の「決める人」の列に、担当者が決めてよい範囲まで書いておくと、相談が社長や院長1人に集まる状態を減らせます。

役割分担表についてよくある質問

まとめ：役割分担表は、業務を洗い出してから担当と決める人を書きます

役割分担表は、誰がどの業務を担当し、どこまで決めてよいかを一覧にした表です。組織図と一緒に使い、週次の会議で確かめながら更新すると、仕事の抜けと偏り、属人化を防げます。まずは次の3つから始めてください。

• 部署ごとに、定期的にしている業務と1回の時間・月の回数を書き出す
• 業務ごとに担当者と決める人を1人ずつ割り当て、止まると困る業務には副担当を置く
• 表を全員が見られる場所に置き、更新する担当と見直しの時期を決める

Bay3の支援内容をもとに構成し、編集部が作成しています。