評価シートのテンプレート（Excel）と書き方｜評価項目は4つに絞る

最終更新日：2026年10月20日　｜　執筆：Bay3株式会社 代表取締役 三浦一晃

評価シートを作るときに最初に決めたいのは、1人あたりの評価項目を4つに絞ることと、「目標どおりなら何点か」を項目ごとに書いておくことの2つで、Bay3のテンプレートも4項目で作っています。項目が10も20も並ぶと1つあたりの重みが薄まり、社員は何に力を入れれば評価が上がるのかを読み取れなくなります。目標どおりの点数が決まっていないシートでは、同じ実績でも上司によって5点と7点に分かれてしまい、面談で点数の理由を説明できません。

人事の専任者がいない会社では、社長や管理職がネットで見つけたサンプルを手直しして評価シートを作ることが多く、自社の目標とつながらない項目がそのまま残りがちです。ここでは、評価シートに入れる欄、目標から項目と点数の基準を決める手順、職種別の項目の例、コメントの書き方、Excelでの運用までを順に取り上げます。記入例つきのExcelから始めたい方は、Bay3が配っている評価シート テンプレート（Excel）を開いておくと、自社の数字に置き換えながら読み進められます。

評価シートは基準を先に渡すための書式

評価シートの役割は、「何ができたら何点になるか」を、評価の前から上司と部下の両方が分かる状態にしておくことです。人事評価シートや考課表とも呼ばれ、人事評価制度の中で社員1人ひとりの目標と結果、評価者の判断を記録する用紙にあたります。基準が期の初めから本人の手元にあれば、期末の面談は上司の印象ではなく、記録した事実と数値をもとに話し合えます。反対に期末になって初めてシートを見せると、本人は「そんな基準だとは知らなかった」と受け止め、点数への納得感が下がり、評価への不満を解決するどころか増やしてしまいます。

評価シートを使う目的には、評価の公平性を保つこと、昇給や賞与の根拠を残すこと、人材の育成と成長につなげること、会社の方針や事業の戦略を従業員に伝えることがあり、どれを重く見るかで項目の選び方が変わります。育成を重く見るなら提案の質や後輩への指導のような能力の項目を増やし、処遇の根拠を重く見るなら売上や件数のように数字で測れる項目を中心に置きます。Bay3のテンプレートは後者の形で、四半期の目標に対する達成度を点数にし、合計点から評価ランクと号俸の動きまで出すつくりです。作り始める前に、自社がどちらを優先するかを経営者と管理職で決めておけば、手直しするサンプルを選ぶ段階で迷いません。

評価を最初から昇給や賞与に直結させる必要はなく、まずは上司と部下で点数の物差しをそろえる目的で評価だけを回し、評価者どうしの付け方が一致してきた段階で給与と結びつける順番でもかまいません。基準の読み方が評価者ごとに違ううちに昇給の差をつけると、点数への不満が制度そのものへの不信に変わりやすいからです。評価制度そのものの目的や、等級・報酬とのつながりは人事評価制度とはで整理しています。

情意は回数で測れる行動に言い換える

評価シートに並べる項目は、期間中の成果を見る業績評価、仕事に必要な知識やスキルを見る能力評価、仕事への姿勢を見る情意評価の3つに分けると整理しやすくなります。情意評価は「責任感」「協調性」のような言葉で語られることが多く、3つの中で評価者の主観がいちばん入りやすい種類です。種類ごとに何を見るかと、評価項目の例を並べると次の表のとおりです。

表1　評価の3つの種類と評価項目の例

数十名規模の会社では、業績評価を中心に置き、能力と情意は具体的な行動に言い換えて1〜2項目に絞ると運用が続きます。「協調性」という言葉のままでは、ある上司は会議での発言を、別の上司は急な仕事の引き受けを思い浮かべるため、同じ人に違う点数が付くからです。たとえば「チームへの貢献」なら「新人の同行を月4回引き受ける」のように回数で書いておくと、本人も何をすれば点数が上がるのかを理解できます。

評価シートの欄は5つで足りる

サンプルの欄の多さに迷ったら、誰を・何で・何点に・どの重さで評価し・どう伝えるかの5つが書けるかだけを見れば足ります。どれか1つが欠けると点数の根拠を本人に説明できなくなり、たとえばウェイトの欄が無いシートでは、売上と事務のミスが同じ重さで合計されてしまいます。下の表は、5つの欄に書く内容と、Bay3のテンプレートでそれぞれがどの形になっているかを並べたものです。

表2　評価シートに入れる5つの欄

Bay3の評価シートのサンプルは、四半期ごとに使う個人評価のシートと、点数基準のシートの2枚でできています。着地の点数を入れると、獲得点数（点数×ウェイト）と合計点、評価ランクが自動で計算されるため、評価者が電卓で集計する手間を削減できます。人数が増えても計算の誤りが出にくく、評価者は浮いた時間を、面談で何を伝えるかを考える準備に回せます。

無料テンプレートは目的で選ぶ

無料で使える評価シートには大きく3つの形式があり、能力の段階を細かく見たいのか、目標の達成度を点数にしたいのかで向き不向きが分かれます。どれを選んだ場合も、他社が作った項目は自社の目標に合わせて書き換えてから使用します。形式を選ぶ前に、そのシートの点数を昇給や賞与に使うのか、育成の面談だけに使うのかを決めておくと、選び間違いが起きにくくなります。

• 厚生労働省の職業能力評価シート：事務系の職種ごとに、レベル1〜4の段階で必要な知識や能力を見る形式です。自己評価と上司評価を数値にしてグラフで表示し、面談で使える「OJTコミュニケーションシート」も付いています（厚生労働省「職業能力評価シート（事務系職種）のダウンロード」）
• 目標の達成度を点数にするシート：Bay3のテンプレートのように、期間の目標と点数の基準を並べる形式です。昇給や賞与の判断につなげやすくなります
• 記述式のシート：項目ごとに文章で振り返る形式です。人数が少なく、面談で話す時間を十分に取れる会社に向いています

能力の棚卸しには職業能力評価シート、昇給や賞与を決める評価には達成度を点数にするシート、と目的別に使い分けても問題はありません。ただし1人に2種類のシートを同時に書かせると評価する側の負担が倍になり、期末の面談が書類の読み合わせだけで終わってしまいます。まずは処遇に使う1枚を決め、もう1枚は年1回の育成の面談で活用する、というように時期を分けるのが現実的です。

項目より先に今期の目標を決める

評価シートの作成は、評価項目を考える前に「今期この職種に何を達成してほしいか」を決めるところから始めます。項目から考え始めると、どこかで見た「主体性」「報連相」のような言葉が並び、会社の目標とつながらないシートになりやすいからです。手順は次の5つで、上から順に決めておけば、項目やウェイトに迷ったときにも目標へ立ち戻れます。

1. 目標を書き出す：経営計画で策定した今期の目標と、部門の目標を並べます。
2. 評価項目を絞る：目標の達成に効く数字と行動から、職種ごとに選びます。
3. 項目ごとの目標を設定する：「3か月で12件」のように、前期の実績を分析して、期間と数値で書きます。
4. 点数の基準を置く：目標どおりの結果を何点にするかを決め、上下の段階を埋めます。
5. ウェイトを決める：今期とくに力を入れてほしい項目を重くし、合計を100%にします。

図1　評価シートを作る5つの手順

Bay3は、3年計画を年間目標に、年間目標を四半期のKPIと毎週の行動に落とし込み、その先に評価と給与を置く順番で制度を設計しています。評価項目に四半期のKPIをそのまま使えば、毎週の週報や会議で追いかけている数字が評価の材料になり、期末になってから記録を探し直す必要がありません。KPIの選び方はKPIの具体例で、職種ごとの例と一緒に紹介しています。

目標どおりの結果を6点に置く

Bay3のテンプレートの記入例は営業職で、売上・新規契約件数・アップセル件数・タスクミスの4項目に、目標どおりなら6点になる基準を並べています。0点・6点・10点の境目を抜き出すと次の表のとおりで、どの項目も段階が数字で書かれています。「よくできた」「普通」のような言葉だけの段階が無いので、評価者が違っても同じ実績には同じ点数が付きます。

表3　Bay3の評価シート テンプレートの記入例（営業職）

目標どおりを満点ではなく6点にしておくと、目標を超えた人に7〜10点を付ける余地が残り、上振れした成果を点数で認められます。反対に目標どおりを10点にすると、目標を大きく超えた人とぎりぎり届いた人が同じ点数になり、もう一段上を目指す理由が薄れてしまいます。自社で基準を作るときは、前期の平均的な実績を6点に置き、前期にいちばん良かった人の実績を10点の目安にして、その間を件数や金額で刻んでいくと適切な幅になります。

合計点でランクと昇給を決める

各項目の点数にウェイトを掛けて足すと合計は10点満点になり、その他の加点減点があれば加えてから、点数基準のシートで評価ランクを見ます。計算例として、テンプレートの基準で売上380万円は7点、新規契約11件は5点、アップセル9件は6点、タスクミス1回は8点にあたるので、獲得点数は1.4＋2.0＋1.8＋0.8で合計6.0点となり、評価はAです。新規契約が目標に1件届かなくても、売上とタスクミスで目標を上回っていれば合計は目標どおりの6点に戻り、ウェイトの重い項目ほど1点の差が合計に大きく響きます。号俸は給与テーブルの中で1段ずつ上がる給与の刻みのことで、テンプレートではAなら号俸が1つ上がる設定になっています。

表4　Bay3のテンプレートの点数基準（合計点・評価ランク・号俸の動き）

号俸の上げ下げの幅は、自社の給与テーブルに合わせて書き換えて使います。合計点に小数が出たときに切り捨てるのか四捨五入するのかも、最初の評価の前に社内で決定しておかないと、ランクの境目にいる社員から理由を聞かれたときに答えられません。給与テーブルの側の作り方は給与テーブルの作り方で、等級と号俸の組み方から書いています。

職種別の項目は成果・行動・品質で選ぶ

売上を直接生まない事務職や技術職でも、成果2つ・行動1つ・品質1つを選べば、営業職と同じ4項目のシートになります。成果は処理件数や完了数に、品質は期限を守れた割合やミスの回数に置き換えれば、点数の基準も営業職と同じように数字で段階を書け、定量で評価できます。下の表は職種ごとの書き方の例なので、自社の事業と今期の目標に合わせて選び直してから使ってください。

表5　職種別の評価項目の例（自社の目標に合わせて選び直して使う）

• 自分の行動で動かせない数字（会社全体の利益など）は、個人の項目に入れません
• 数字の項目は、毎週の週報や日報で記録できるものを選びます
• 抽象的な言葉は「期限の前日までに報告する」のような行動に置き換え、何をすれば点数が上がるかを明確にします

管理職の評価では本人の売上よりも、部下の育成とチームのマネジメントに重みを置くと役割に合います。部下との1対1の面談の回数や、部下の評価を期限までに出したかを項目に入れておくと、忙しい管理職でも評価の運用そのものを後回しにしにくくなります。歯科医院の衛生士のように専門職の多い職場では、等級ごとに期待する技術を分けて書くとよく、歯科衛生士の評価項目で等級別の例を紹介しています。

コメントは事実と次の行動を書く

評価シートのコメント欄には、点数の理由になった事実と、次の期にやってほしい行動を書きます。「よく頑張った」「もう少し努力を」のような感想だけでは、本人は何を続けて何を変えればよいのかが分からず、次の期の行動につながりません。同じ内容でも、数字と場面を入れると伝わり方が大きく変わるので、下の例のように書き換えてみてください。

図2　評価者コメントの書き換え例

評価者は結果と過程を分けて書く

評価者のコメントは「結果」「過程（プロセス）で評価したこと」「次の期の期待」の順に書くと、そのまま面談の台本として使えます。数字が目標に届かなかった期でも、成果につながりそうな工夫や後輩への指導があれば過程の欄に分けて書き、結果の点数だけで本人の意欲を下げないようにします。期待の欄は1つに絞り、「次の期は見積もりを送る前に上司と読み合わせる」のように、いつ・誰と・何をするかまで書いておけば、次の期の面談はそれをやったかどうかから話し始められます。

自己評価は数字と工夫と課題で書く

自己評価の欄は、本人が期を振り返ると同時に、上司との認識のずれを面談の前に見つけるために使います。本人の点数と上司の点数が2点以上離れた項目は、基準の読み方か、記録している事実のどちらかが食い違っているので、面談ではその項目から話し始めると効率よく進みます。事務職の場合なら、自己評価の例文は次のような形になります。

運用は面談までの流れを先に決める

期の初めに基準を本人へ渡す日と、期末の面談で結果を返す日を、シートを配る前に決めておきます。評価制度が途中で止まった会社を振り返ると、評価する側の作業が重すぎた、評価の結果が給与と結びついていなかった、人数に比べて制度が大がかりすぎた、といった理由が重なっていることが多くあります。作り直すときは、前の制度がどこで止まったのかを先に振り返り、同じ場所でつまずかない流れにしてから新しいシートを配ります。

図3　評価シートを使う1期の流れ

• 評価項目と点数の基準を、期の初めに本人へ渡している
• 評価者が複数いるときは、点数を付けたあとに評価会議でばらつきを調整している
• 評価者になる管理職に、点数の付け方をそろえる研修を行っている
• 評価の結果を、面談で本人にフィードバックしている
• 評価項目は、年1回は経営計画に合わせて見直している

1期の流れの中でいちばん省かれやすいのは、評価者どうしで点数をそろえる評価会議です。評価者が2人以上いる会社で会議を省くと、甘く付ける上司の部下だけ昇給が続き、制度への不満がかえって大きくなります。面談の進め方と話すテーマは1on1で話すことで、評価面談との分け方とあわせて書いています。

Excelで始めてシステムは後から

Excelやスプレッドシートの評価シートはコストをかけずに始められ、自社に合わせて項目を変えやすいのが利点です。一方で人数が増えると、ファイルの配布と回収、集計に手間がかかり、ファイルの紛失や評価データの漏えいといったリスクも出てきます。Excelと人事評価システムの違いを、費用・変えやすさ・集計・向いている規模で比べると次の表になります。

表6　Excelの評価シートと人事評価システムの比較

社員が数十名までの会社なら、まずExcelで1〜2期運用し、評価項目と基準が固まってから評価システムなどのツールの導入を検討しても遅くありません。項目が決まらないうちにシステムを入れると、システムの形式に合わせて項目を決めることになり、自社の目標とのつながりが弱くなるためです。Excelで運用する間は、ファイルの保存場所と閲覧できる人の範囲を最初に決め、評価者以外が他人の点数を見られないよう注意しておきます。

Bay3が評価制度づくりをお手伝いするときも、会社の人数を見ながら評価項目の数と面談の回数を決めています。支援の内容は人事評価制度の支援、制度全体の作り方は人事評価制度の作り方にまとめています。

評価シートについてよくある質問

Bay3の支援内容をもとに構成し、編集部が作成しています。